KI-Telefonassistent für Unternehmen
Auf der Baustelle, im Kundengespräch oder endlich beim Abendessen: Du kannst nicht immer rangehen. Ein KI-Telefonassistent nimmt Anliegen auf, beantwortet freigegebene Fragen und kann Termine vereinbaren. Damit aus jedem Klingeln nicht automatisch eine Unterbrechung für dich wird.
Ein Interessent möchte wissen, ob ihr in seinem Ort arbeitet. Eine Kundin fragt nach einem Termin. Dazwischen wieder ein verpasster Anruf ohne Nachricht. Abends beginnt dann die zweite Schicht: Nummern zurückrufen, Informationen zusammensuchen und deinen Kalender sortieren. Nicht jedes Gespräch braucht dein Fachwissen. Trotzdem landet vieles zuerst bei dir.
Wir entwickeln einen Telefonablauf, der zu deinem Betrieb passt. Welche Anrufe darf die Assistenz klären? Was muss sie vorher wissen? Wann wird ein Mensch gebraucht? Bei DICHTWERK Schwerin führte die Assistenz während 13 Urlaubstagen 28 Gespräche (17 Telefonate, 5 Website-Chats, 6 ausgehende Anrufe), 27 davon ohne den Chef. Vier Vor-Ort-Termine standen anschließend im Kalender. Diese Zahlen beschreiben dieses konkrete Projekt; die passenden Aufgaben für deinen Betrieb prüfen wir gemeinsam.
DAS SOLL LEICHTER WERDEN
Statt einer Telefonnummer ohne Zusammenhang erhält dein Team ein strukturiertes Anliegen: Wer braucht was, an welchem Ort und wie dringend? Wir legen fest, welche Angaben für eure nächste Entscheidung wirklich nötig sind.
Wenn der Anwendungsfall und die Kalenderanbindung passen, kann die Assistenz verfügbare Termine anbieten. Einsatzgebiet, Terminart, Zeitpuffer und Voraussetzungen werden vorher geklärt. Sie verspricht keine Kapazitäten, die dein Betrieb nicht hat.
Unklare Anliegen, Beschwerden oder Fragen außerhalb des freigegebenen Wissens bekommen einen definierten Übergabeweg. Je nach Ablauf wird weitergeleitet oder ein Rückruf vorbereitet. Zuständigkeit und Dringlichkeit gehen dabei mit.
SO GEHEN WIR VOR
Wir gehen typische Anrufgründe und deinen heutigen Ablauf durch. Du zeigst uns, welche Antworten häufig gebraucht werden und welche Entscheidungen bei dir oder deinem Team bleiben müssen.
Wir formulieren Gesprächsregeln, hinterlegen freigegebene Informationen und prüfen mögliche Anbindungen. Mit Testgesprächen kontrollieren wir auch Verständnisprobleme, unvollständige Angaben und Situationen, in denen eine Übergabe nötig wird.
Der Start kann auf bestimmte Zeiten oder Anrufarten begrenzt werden. Wir betrachten gemeinsam, welche Anliegen geklärt wurden, welche Rückfragen entstanden und wo der Ablauf angepasst werden sollte.
VOR DEM START
Das ist nicht grundsätzlich nötig. Häufig lässt sich mit einer Rufweiterleitung arbeiten. Welche Lösung zu eurer Telefonanlage und eurem Anbieter passt, prüfen wir vor der Umsetzung.
Wir gestalten den Einstieg transparent. Die Assistenz soll eine Aufgabe verständlich erledigen und keine menschliche Identität vortäuschen. Stimme, Begrüßung und Gesprächsführung stimmen wir mit dir ab.
Dann soll sie keine Antwort erfinden. Wir definieren, welche Informationen sie verwenden darf und wie sie bei Unsicherheit weitergibt: an eine zuständige Person oder als klar beschriebenen Rückrufauftrag.
Entscheidend sind neben der Anzahl auch die Unterbrechungen und der Wert einer Anfrage. Wenn ein einfacher Rückrufprozess dein Problem besser löst, berücksichtigen wir das. Am Anfang steht dein Engpass, nicht der Verkauf einer bestimmten Technik.
DEIN PROBLEM IST EIN GUTER ANFANG
Zeig uns, wie du die Aufgabe heute erledigst. Wir prüfen gemeinsam, welcher nächste Schritt sinnvoll ist.
Für Handwerk, Handel und Dienstleistung. Keine Betreuung von Steuerberatung, Rechtsberatung oder Gesundheitswesen.
